KLAUZULA INFORMACYJNA
Działając na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej: RODO), Administrator przekazuje następujące informacje dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych:
- Tożsamość i dane kontaktowe
Administratora Danych Administratorem Państwa danych osobowych jest Szkoła Podstawowa nr 1 im. Marynarki Wojennej RP w Świnoujściu, ul. Gabriela Narutowicza 10, 72-600 Świnoujście, NIP: 8551095331, tel. +48 91 321 40 19, fax: +48 91 321 40 19 (dalej: „Administrator” lub „Szkoła”).
- Inspektor Ochrony Danych (IOD)
Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych. Jest to osoba, z którą mogą Państwo kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania Państwa danych osobowych oraz wykonywania praw przysługujących Państwu na mocy RODO. Kontakt z IOD jest możliwy za pośrednictwem adresu e-mail: kancelaria@rodoszczecin.pl lub korespondencyjnie na adres siedziby Administratora (z dopiskiem „Do Inspektora Ochrony Danych”).
- Cele przetwarzania, podstawy prawne oraz kategorie przetwarzanych danych
Państwa dane osobowe przetwarzane są na następujących podstawach prawnych i w następujących celach:
- Rejestracja korespondencji oraz udzielanie odpowiedzi na zapytania, wnioski i pisma wpływające do Szkoły drogą elektroniczną, telefoniczną lub tradycyjną (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
- Wykonywanie zadań realizowanych w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Administratorowi, w tym obsługa spraw z zakresu administracji publicznej i statutowych zadań Szkoły (art. 6 ust. 1 lit. e RODO).
- Prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu sprawnej komunikacji, archiwizacji korespondencji dla celów dowodowych oraz ewentualnym dochodzeniu lub obronie przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
- Odbiorcy danych osobowych
W toku przetwarzania Państwa dane mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:
- Odrębni administratorzy: organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne w zakresie i w celach wynikających z przepisów prawa (np. organ prowadzący, nadzór pedagogiczny).
- Podmioty przetwarzające (procesorzy): podmioty, z którymi Administrator zawarł umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (np. dostawcy usług IT, hostingu poczty, zewnętrzna obsługa prawna). Państwa dane nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.
- Okres retencji danych osobowych
Zgodnie z zasadą ograniczenia przechowywania, dane będą przetwarzane przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi lub załatwienia sprawy, a po jego zakończeniu archiwizowane:
- Dokumentacja stanowiąca akta spraw: zgodnie z kategoriami archiwalnymi przypisanymi w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt (JRWA).
- Korespondencja ogólna i pomocnicza: do czasu wygaśnięcia celu przetwarzania, nie krócej niż przez okres 5 lat (licząc od końca roku budżetowego, w którym zakończono sprawę).
- Dane przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu: do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu.
- Uprawnienia podmiotu danych
W granicach określonych przepisami RODO przysługuje Państwu prawo do:
- żądania dostępu do swoich danych osobowych oraz uzyskania ich kopii;
- sprostowania (poprawienia) danych nieprawidłowych;
- usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – z wyłączeniem danych niezbędnych do realizacji obowiązku prawnego i archiwizacji;
- ograniczenia przetwarzania danych;
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania – w przypadku danych przetwarzanych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e lub f RODO.
- Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
Jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa.
- Informacja o dobrowolności / obowiązku podania danych
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże ich niepodanie (w szczególności danych umożliwiających kontakt) skutkować będzie brakiem możliwości udzielenia odpowiedzi na korespondencję lub brakiem możliwości podjęcia działań przez Szkołę.
- Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Państwa dane osobowe nie podlegają i nie będą podlegać procesom zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującym wobec Państwa skutki prawne, w tym nie podlegają profilowaniu.
- Źródło pochodzenia danych (dotyczy osób pozyskanych pośrednio)
W sytuacji, gdy dane nie zostały zebrane bezpośrednio od Państwa (np. korespondencja wpłynęła od innej osoby lub instytucji w Państwa sprawie), Państwa dane osobowe zostały pozyskane od nadawcy tej korespondencji.
Regulamin Monitoringu Wizyjnego
w Szkole Podstawowej nr 1 im. Marynarki Wojennej RP w Świnoujściu
PODSTAWA PRAWNA:
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) (Dz. Urz. UE1119 z 4 maja 2016r.)
Ustawa z dnia 10 maja 2018r. o ochronie danych osobowych ((Dz. U. poz. 1000)
Art. 108a ust. 1 Ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (Dz. U. z 2018 r. poz. 996).
Art. 1
Regulamin określa cel i zasady funkcjonowania systemu monitoringu wizyjnego w Szkole Podstawowej nr 1 im. Marynarki Wojennej RP w Świnoujściu, miejsca instalacji kamer systemu na terenie placówki, reguły rejestracji i zapisu informacji oraz sposób ich zabezpieczenia, a także możliwości udostępniania zgromadzonych danych o zdarzeniach.
Art. 2
Przetwarzanie danych osobowych osób fizycznych w systemie monitoringu wizyjnego jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora tj. zapewnienie bezpieczeństwa uczniom i pracownikom, ochrony ich mienia oraz mienia szkoły.
Art. 3
Administratorem urządzeń monitoringu wizyjnego jest Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 1 im. Marynarki Wojennej RP w Świnoujściu z siedzibą przy ul. Narutowicza 10.
Art. 4
Infrastruktura szkoły, która jest objęta monitoringiem wizyjnym to:
1) budynek A przy ul. Narutowicza 10
a) wejścia i wyjścia do szkoły
b) wjazd na dziedziniec szkolny
c) boisko szkolne,
d) korytarze szkolne w piwnicy, na parterze, I i II piętrze,
2) budynek B przy ul. Witosa 12
e) wejście główne do szkoły
f) wyjście część piwniczna
g) dziedziniec szkolny
h) korytarze szkolne w piwnicy, na parterze, I i II piętrze
i) korytarze szkolne w części sportowej
j) szatnia szkolna przeznaczona do odzieży wierzchniej uczniów.
3) Administrator, po konsultacjach z organami szkoły: radą pedagogiczną, radą rodziców, samorządem uczniowskim, zdecydował o objęciu monitoringiem wizyjnym także szatni szkolnej przeznaczonej do przechowywania odzieży wierzchniej uczniów w budynku B przy ul. Witosa 12. Wobec niewystarczającej liczby personelu obsługowego, monitoring wizyjny pozwoli na jak najpełniejsze zabezpieczenie szatni przed kradzieżami, zwiększenie dyscypliny wśród uczniów, może także być pomocny w rozwiązywaniu sytuacji spornych.
Art. 5
Monitoring nie obejmuje:
a) pomieszczeń, w których odbywają się zajęcia dydaktyczne, wychowawcze i opiekuńcze,
b) pomieszczeń, w których uczniom jest udzielana pomoc psychologiczno-pedagogiczna,
c) pomieszczeń przeznaczonych do odpoczynku pracowników,
d) pomieszczeń sanitarno-higienicznych,
e) gabinetu profilaktyki zdrowotnej,
f) przebieralni, pomieszczeń socjalnych,
g) biur, archiwum, pomieszczeń gospodarczych,
h) zaplecza kuchennego.
Art. 6
Monitoring funkcjonuje całodobowo.
Art. 7
Monitoring wizyjny nie jest połączony z możliwością przekazywania lub rejestracji dźwięku, pozwalającego na słuchanie lub zapis prowadzonych rozmów. Rejestracji i zapisowi na nośnikach fizycznych podlega tylko obraz (wizja) z kamer systemu monitoringu.
Art. 8
Obraz zarejestrowany w systemie monitoringu wizyjnego przechowywany jest na dysku serwera przez okres 30 dni.
Art. 9
System monitoringu wizyjnego składa się z:
Budynek A
a) 14 kamer rejestrujących zdarzenia wewnątrz i na zewnątrz budynku o rozdzielczości umożliwiających identyfikację osób,
b) 1 urządzenia rejestrującego i zapisującego obraz na nośniku fizyczny 1 monitora pozwalającego na podgląd rejestrowanych zdarzeń, umieszczonego w sekretariacie szkoły.
Budynek B
c) 16 kamer rejestrujących zdarzenia wewnątrz i na zewnątrz budynku o rozdzielczości umożliwiających identyfikację osób,
d) 1 urządzenia rejestrującego i zapisującego obraz na nośniku fizycznym 1 monitora pozwalającego na podgląd rejestrowanych zdarzeń umieszczonego w sekretariacie szkoły.
Art. 10
Kamery są rozmieszczone według dołączonego „Planu rozmieszczenia kamer”.
Art. 11
Elementy monitoringu wizyjnego w miarę konieczności i możliwości finansowych są udoskonalane, wymieniane, rozszerzane.
Art. 12
Wykaz sprzętu używanego do monitoringu wizyjnego w Szkole Podstawowej Nr 1 w Świnoujściu, stanowi Załącznik nr 1 niniejszego Regulaminu.
Art. 13
Miejsca objęte monitoringiem wizyjnym są oznakowane stosownymi tabliczkami informacyjnymi:
Art. 14
Na tablicy ogłoszeń przy wejściu do szkoły umieszcza się informację zawierającą następującą klauzulę informacyjną:
Działając na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej: RODO), Administrator przekazuje następujące informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych w związku z funkcjonowaniem systemu monitoringu wizyjnego:
- Tożsamość i dane kontaktowe Administratora Danych
Administratorem Państwa danych osobowych jest Szkoła Podstawowa nr 1 im. Marynarki Wojennej RP w Świnoujściu, ul. Gabriela Narutowicza 10, 72-600 Świnoujście, NIP: 8551095331, tel. +48 91 321 40 19, fax: +48 91 321 40 19 (dalej: „Administrator” lub „Szkoła”).
- Inspektor Ochrony Danych (IOD)
Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych. Jest to osoba, z którą mogą Państwo kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania Państwa danych osobowych oraz wykonywania praw przysługujących Państwu na mocy RODO. Kontakt z IOD jest możliwy za pośrednictwem adresu e-mail: kancelaria@rodoszczecin.pl lub korespondencyjnie na adres siedziby Administratora (z dopiskiem „Do Inspektora Ochrony Danych”).
- Cele przetwarzania, podstawy prawne oraz kategorie przetwarzanych danych
Państwa dane osobowe w postaci wizerunku, utrwalone przez system kamer, przetwarzane są na następujących podstawach prawnych i w następujących celach:
- Zapewnienie bezpieczeństwa uczniów i pracowników oraz ochrona mienia (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze na podstawie art. 108a ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe oraz art. 22[2] § 1 Kodeksu pracy.
- Zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić Szkołę na szkodę (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 22[2] § 1 Kodeksu pracy).
- Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dochodzenie ewentualnych roszczeń lub obrona przed roszczeniami w sytuacjach incydentów zarejestrowanych przez kamery.
Informujemy, że monitoringiem wizyjnym objęty jest teren Szkoły oraz jej otoczenie (m.in. wejścia do budynku, korytarze, szatnie, boiska szkolne). Zgodnie z przepisami prawa, monitoring nie obejmuje pomieszczeń, w których odbywają się zajęcia dydaktyczne, wychowawcze i opiekuńcze, a także pomieszczeń sanitarnohigienicznych, gabinetu profilaktyki zdrowotnej, szatni w-f oraz stołówki, chyba że zastosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne ze względu na istniejące zagrożenie i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych.
- Odbiorcy danych osobowych
W toku przetwarzania Państwa dane mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:
- Odrębni administratorzy: organy władzy publicznej i ochrony porządku prawnego (np. Policja, Prokuratura, Sądy) uprawnione do uzyskania nagrań na podstawie odrębnych przepisów prawa w ramach prowadzonych postępowań.
- Podmioty przetwarzające (procesorzy): podmioty, z którymi Administrator zawarł umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (np. podmioty świadczące usługi ochrony mienia, usługi konserwacji i serwisu systemu kamer oraz wsparcia IT).
Państwa dane nie będą przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani do organizacji międzynarodowych.
- Okres retencji danych osobowych
Zgodnie z wymogami ustawowymi (art. 108a ust. 4 Prawa oświatowego oraz art. 22[2] § 3 Kodeksu pracy), nagrania obrazu przechowywane są przez okres nie dłuższy niż 3 miesiące od dnia nagrania, a po upływie tego czasu są automatycznie nadpisywane. W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
- Uprawnienia podmiotu danych
W granicach określonych przepisami RODO (w szczególności art. 15-21) przysługuje Państwu prawo do:
- żądania dostępu do nagrań (swoich danych osobowych) – z zastrzeżeniem, że realizacja tego prawa nie może niekorzystnie wpływać na prawa i wolności innych osób (art. 15 ust. 4 RODO), co w praktyce oznacza często konieczność anonimizacji (zamazania) wizerunku osób trzecich na udostępnianym nagraniu;
- usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – o ile nie występują prawnie uzasadnione podstawy dalszego przetwarzania;
- ograniczenia przetwarzania danych (np. poprzez żądanie zabezpieczenia nagrania przed nadpisaniem w związku z trwającym incydentem);
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania – w odniesieniu do danych przetwarzanych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
- Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
Jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego. W Rzeczypospolitej Polskiej jest nim Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), z siedzibą przy ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa.
- Informacja o dobrowolności / obowiązku podania danych
Przetwarzanie danych w postaci wizerunku ma charakter zautomatyzowany. Przebywanie w strefie objętej monitoringiem wizyjnym jest równoznaczne z udostępnieniem danych osobowych w postaci wizerunku. Konsekwencją odmowy udostępnienia tych danych jest brak możliwości przebywania na terenie Szkoły oraz w jej bezpośrednim otoczeniu.
- Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Państwa dane osobowe pochodzące z systemu monitoringu wizyjnego nie podlegają procesom zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującym wobec Państwa skutki prawne, w tym nie podlegają profilowaniu.
15. Dostęp do sprzętu monitoringu wizyjnego zabezpieczony jest hasłem.
16. Sprzęt monitoringu wizyjnego: rejestratory i ekrany obsługują osoby upoważnione przez Administratora:
1) W budynku A przy ul. Narutowicza 10 jest to Dyrektor Szkoły
2) W budynku B przy ul. Witosa 12 jest to Dyrektor Szkoły i Sekretarz Szkoły.
17. Okres przechowywania danych wynosi do 30 dni w budynku przy ul. Narutowicza 10 /budynek A/ i ul. Witosa 12 /budynek B/ w wyznaczonym miejscu, a następnie dane ulegają usunięciu poprzez nadpisanie danych na urządzeniu rejestrującym obraz.
18. W uzasadnionych przypadkach, w szczególności, gdy urządzenia monitoringu wizyjnego zarejestrowały zdarzenie związane z naruszeniem bezpieczeństwa osób i mienia, okres przechowywania danych może ulec wydłużeniu o czas niezbędny do zakończenia postępowania, którego przedmiotem jest zdarzenie zarejestrowane przez monitoring wizyjny.
19. Zapis z systemu monitoringu może być udostępniony:
1) Pracownikom pedagogicznym szkoły, psychologowi szkolnemu.
2) Uprawnionym organom w zakresie prowadzonych przez nie czynności prawnych, np. Policji, Sądom, Prokuraturze na ich pisemny wniosek.
3) Osobom, których zarejestrowane dane osobowe dotyczą, na ich pisemny wniosek.
20. Zgodnie z art. 15 ust. 3 RODO Administrator dostarcza osobie, której dane dotyczą, kopię jej danych osobowych podlegających przetwarzaniu, w tym kopie nagrania monitoringu. Udostępniona kopia może zawierać tylko dane osoby, która została uwidoczniona na nagraniu. Jeżeli zatem nagranie zawiera również dane innych osób (wizerunek) to rolą Administratora jest ich zanonimizowanie.
21. Osoba, której dane osobowe dotyczą, lub organy określone w pkt. 19 ppkt.2), zainteresowane zabezpieczeniem danych z monitoringu, na potrzeby przyszłego postępowania zwracają się z pisemnym wnioskiem do Dyrektora Szkoły z prośbą o ich zabezpieczenie przed usunięciem po upływie standardowego okresu ich przechowywania. Wniosek należy złożyć w sekretariacie szkoły, w terminie do 3 dni licząc od dnia, w którym zdarzenie mogło zostać zarejestrowane przez monitoring wizyjny.
22. Prawidłowo złożony wniosek musi zawierać dokładną datę i miejsce, np.: boisko szkolne, przybliżony czas zdarzenia oraz uzasadnienie wniosku o Wzór wniosku stanowi Załącznik nr 2 niniejszego Regulaminu.
23. Mogą występować nieznaczne różnice między czasem rzeczywistym a czasem uwidocznionym na materiale z monitoringu, ponieważ system nie jest synchronizowany z zewnętrznym źródłem czasu.
24. Osoba upoważniona sporządza kopię nagrania z monitoringu wizyjnego za okres, którego dotyczy wniosek osoby zainteresowanej oraz oznacza ją w sposób trwały następującymi danymi:
a) numer porządkowy kopii,
b) okres, którego dotyczy nagranie,
c) źródło danych, np.: kamery na budynku, od strony boiska,
d) data wykonania kopii;
e) dane osoby, która sporządziła kopię.
25. Kopia przechowywana jest przez Administratora systemu w zamkniętym i specjalnie do tego przystosowanym miejscu.
26. Kopia nagrania podlega zaewidencjonowaniu w REJESTRZE KOPII SPORZĄDZONYCH Z MONITORINGU WIZYJNEGO, sporządzonym na wniosek osoby zainteresowanej. Rejestr zawiera następujące informacje:
a) numer porządkowy kopii,
b) okres, którego dotyczy nagranie,
c) źródło danych, np.: kamera nr……,
d) data wykonania kopii,
e) dane osoby, która sporządziła kopię,
f) podpis osoby, która sporządziła kopię;
g) informacje o udostępnieniu lub zniszczeniu kopii.+
Rejestr stanowi Załącznik Nr 3 niniejszego Regulaminu.
27. Kopia zostaje zabezpieczona na okres nie dłuższy niż 6 miesięcy.
28. Wszelkie działania osób upoważnionych w systemie monitoringu Szkoły odnotowuje się w REJESTRZE DZIAŁAŃ W SYSTEMIE MONITORINGU. Rejestr stanowi Załącznik Nr 4 niniejszego Regulaminu.
29. Osoby, które mają wgląd w obraz zarejestrowany przez monitoring wizyjny, zobowiązane są do przestrzegania przepisów prawa w zakresie ochrony danych osobowych.
30. Obowiązek informacyjny względem osób, których dane osobowe mogą zostać utrwalone na monitoringu jest realizowany za pośrednictwem strony internetowej szkoły (adres: http://info.pracowniasp1.pl w zakładce „Ochrona danych” w związku z art. 14 ust.5 pkt. b) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
31. Monitorowanie wizyjne stanowi środek wspierający dyżury nauczycielskie, pracy woźnych i dozorców w celu zapewnienia pełnego bezpieczeństwa na terenie placówki. Zainstalowany monitoring nie zwalnia wyżej wymienionych osób od wypełniania swoich obowiązków.
32. Dane zawarte na nośnikach fizycznych nie stanowią informacji publicznej i nie podlegają udostępnianiu w oparciu o przepisy o dostępie do informacji publicznej.
33. W przypadku publikacji zapisu wizyjnego będzie on poddany zabiegom technicznym anonimizacji.
34. Regulamin monitoringu został wdrożony zarządzeniem Dyrektora nr 18/2018 z dn. 29.10.2018 r., po uprzednich konsultacjach z organami szkoły i ustaleniu środków technicznych i organizacyjnych z organem prowadzącym placówkę oraz z uwzględnieniem wyników diagnozy stanu bezpieczeństwa.
